par Claudette Covey
Dernière mise à jour: 7:05 AM ET, Tue September 2, 2025 
Partir en vacances ne met pas les dossiers en pause : les demandes continuent de tomber. Les clients continuent d’appeler, les réservations d’arriver, et d’autres enjeux exigent toujours une réponse.
Comment les conseillers peuvent-ils donc gérer leur entreprise lorsqu’ils sont eux-mêmes en déplacement? Des experts parlent de préparation, de technologie et de soutien.
Travail d’équipe
« Chez Love to Travel, nous fonctionnons vraiment en équipe », dit Kim Cook, propriétaire de l’agence. « Quand je pars, notre concierge voyages et d’autres agents prennent le relais et s’assurent que tout continue d’avancer. »
Son équipe surveille de près les courriels et les demandes afin qu’aucun détail ne se perde. « Nos clients savent qu’ils sont entre de bonnes mains, qu’ils s’adressent à moi ou à un autre membre de l’équipe », ajoute-t-elle.
Ken Keefer, propriétaire de CK Tours & Cruises, compte sur son « assistante exceptionnelle » quand il n’est pas joignable. Tous au bureau travaillent à maintenir les opérations en ordre.
Dès ses débuts, Claire Schoeder, agente indépendante avec Elevations Travel, a conclu une entente réciproque avec une collègue. « Les situations urgentes doivent être réglées rapidement et ne peuvent pas attendre un courriel », dit-elle.
De son côté, Sarah Kline, présidente de Time For Travel, choisit de ne pas informer ses clients de ses déplacements. « Pour une raison quelconque, cela suscite plus de questions, de changements et de requêtes inutiles qui peuvent attendre », explique-t-elle. Elle préfère définir clairement ses délais de réponse, ce qui rassure ses clients sans échanges superflus.
Miser sur la technologie
Schoeder emporte toujours son portable et une tablette avec clavier. Grâce à Splashtop, elle se connecte à son poste de travail. « J’utilise aussi un VPN et des applications de messagerie chiffrée comme Signal ou WhatsApp », dit-elle. « La sécurité est essentielle pour moi. »
Pour Kline, le système téléphonique virtuel GoTo a transformé sa façon de travailler. « L’application permet de recevoir et d’émettre des appels de partout. Cela me donne une liberté de mouvement tout en gardant une communication fluide. » Elle crée aussi un dossier virtuel regroupant les enjeux apparus durant son absence, afin d’y revenir et de s’assurer que chaque détail est réglé.
Keefer garde ses appareils branchés en tout temps. « Dans le monde numérique d’aujourd’hui, avec des outils comme Tern, il est plus simple qu’avant de rester au courant », affirme-t-il.
Préparer le départ
Avant de quitter le bureau, Kline évalue ce qui demandera son attention directe et ce que son équipe pourra gérer. « Être intentionnelle allège ma charge et améliore l’efficacité de mon entreprise à long terme », dit-elle. Elle passe en revue les dossiers en cours et informe sa partenaire des clients en voyage ou susceptibles de devoir modifier leurs vols.
Cook insiste sur l’importance de cette préparation. « Je laisse un transfert clair des dossiers sensibles et nous utilisons des systèmes partagés, le courriel et un CRM pour suivre les demandes et réservations. Tout le monde sait ce qui se passe et peut intervenir. »
Elle veille à ce que chaque membre de l’équipe connaisse bien ses responsabilités. « Certains se concentrent sur les nouvelles demandes, d’autres sur les réservations existantes, et notre concierge excelle dans la gestion des urgences », dit-elle. « Ainsi, les clients trouvent toujours quelqu’un pour les aider et rien ne s’accumule durant mon absence. »
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